Poslovni dogodki, konference in strokovna srečanja so priložnost, da podjetje svojo blagovno znamko predstavi neposredno strankam, partnerjem in drugim udeležencem. Čeprav velik del komunikacije pred dogodkom danes poteka digitalno, imajo tiskovine na sami lokaciji drugačno nalogo. Obiskovalca usmerjajo, mu posredujejo informacije, podpirajo predstavitev podjetja in ustvarjajo prepoznavno vizualno podobo prostora.
Zato tiskovin za poslovni dogodek ni smiselno načrtovati kot posamezne izdelke. Vizitke, letaki, brošure, poslovne mape, plakati in drugi promocijski materiali delujejo najbolje, kadar so med seboj vsebinsko in vizualno povezani.
Pred izbiro formatov, papirja in količin je smiselno določiti, kakšno vlogo bodo imele posamezne tiskovine. Konferenca, na kateri podjetje nastopa kot organizator, zahteva drugačen nabor materialov kot sejemska predstavitev ali manjši poslovni dogodek.
Pri načrtovanju zato izhajamo iz poti obiskovalca skozi dogodek.
Takšen pristop pomaga določiti, katere tiskovine dejansko potrebujemo in v kakšnih količinah. Hkrati zmanjšuje možnost, da bi naročili materiale, ki na dogodku nimajo jasne funkcije.
Nabor je odvisen od vrste dogodka, vendar se pri poslovnih srečanjih pogosto prepletajo informativne, promocijske in predstavitvene tiskovine.
Vizitke ostajajo praktičen del osebnega poslovnega stika, predvsem kadar dogodek vključuje mreženje. Letaki, zgibanke in brošure omogočajo pregledno predstavitev podjetja, izdelkov, storitev ali posamezne ponudbe. Pri obsežnejših predstavitvah pridejo v poštev tudi katalogi, medtem ko poslovne mape povežejo več dokumentov ali promocijskih gradiv v urejeno celoto.
Del dogodka so lahko tudi vabila, programi, ceniki, obrazci ali drugi tiskani materiali, prilagojeni vsebini in načinu izvedbe. V Birografiki BORI izdelujemo različne poslovne in promocijske tiskovine, pri čemer glede na naklado, format in zahteve projekta izberemo ustrezno tehnologijo tiska.
Tiskovine, ki jih obiskovalec drži v rokah, imajo drugačne zahteve kot materiali, namenjeni predstavitvi na razdalji. Pri opremljanju konferenčnega prostora, sejmišča ali predstavitvene točke zato v ospredje stopijo večji formati.
Plakati, transparenti in roll-up sistemi označujejo prostor, izpostavljajo blagovno znamko ali predstavljajo osrednje sporočilo. V ponudbi Birografike BORI so poleg roll-up sistemov tudi različni reklamni pripomočki in stojala, XXL digitalni tisk pa omogoča izdelavo materialov za notranjo in zunanjo uporabo.
Pri načrtovanju velikih formatov je treba upoštevati predvsem razdaljo, s katere bo grafika vidna. Besedilo, ki dobro deluje na letaku, je za transparent ali roll-up pogosto preobsežno. Jasno sporočilo, ustrezna velikost tipografije in premišljena hierarhija informacij omogočajo, da obiskovalec bistvo zazna že med premikanjem po prostoru.
Na dogodku se lahko isto podjetje pojavi na vizitki, brošuri, mapi, plakatu in velikem predstavitvenem elementu. Če vsak material deluje kot samostojna grafična rešitev, se hitro izgubi občutek povezanosti.
Barve, tipografija, logotip, fotografije in drugi elementi celostne grafične podobe morajo zato ostati prepoznavni ne glede na format. To ne pomeni, da mora biti vsak izdelek oblikovan enako. Velik plakat zahteva drugačno kompozicijo kot vizitka, vendar morata oba jasno pripadati isti blagovni znamki.
Če podjetje nima pripravljenih končnih datotek, lahko pri Birografiki BORI poskrbimo tudi za grafično oblikovanje. S tem se že pri pripravi upoštevajo značilnosti izbranega formata in zahteve nadaljnje tiskarske izvedbe.
Pri načrtovanju tiskovin za konferenco ali poslovni dogodek je pogosto težje določiti količino kot izbrati sam izdelek. Osnova je pričakovano število obiskovalcev, temu pa je treba dodati način distribucije.
Program dogodka, ki ga prejme vsak udeleženec, zahteva drugačno naklado kot promocijski letak, ki je obiskovalcem na voljo na stojnici. Pri vizitkah upoštevamo število predstavnikov podjetja in pričakovano intenzivnost mreženja, pri brošurah in katalogih pa predvsem ciljno skupino, ki ji bodo namenjeni.
Premišljena ocena količin pomaga zmanjšati presežke, hkrati pa prepreči, da bi najbolj uporabnega materiala zmanjkalo še pred koncem dogodka.
Rok izdelave je neposredno povezan z vrsto tiskovine, naklado, materialom in dodelavo. Preprost letak in kompleksnejša brošura ali poslovna mapa zato ne zahtevata enakega proizvodnega procesa.
Časovni načrt naj vključuje pripravo vsebine, grafično oblikovanje, pregled podatkov, pripravo datotek za tisk, izdelavo ter morebitno dodelavo. Pri materialih, ki vsebujejo program, imena govorcev, urnik ali druge podatke, ki se lahko spreminjajo do zadnjih dni, je še posebej koristno vnaprej določiti rok, po katerem vsebino dokončno potrdimo.
Pravočasna priprava pušča tudi več prostora za izbiro ustreznih materialov in izvedbe, namesto da bi končno odločitev narekoval zgolj čas.
Dobro načrtovan komplet tiskovin spremlja poslovni dogodek od prvega stika z udeležencem do trenutka, ko ta prizorišče zapusti z vizitko, brošuro, katalogom ali drugim materialom podjetja. Posamezne tiskovine imajo različne naloge, skupaj pa gradijo enotno in profesionalno predstavitev blagovne znamke.
V Birografiki BORI podjetjem pomagamo pri izvedbi različnih tiskarskih projektov – od grafične priprave in izbire primerne rešitve do tiska in dodelave. Na enem mestu združujemo lasten grafični studio, različne tehnologije tiska in širok nabor poslovnih ter promocijskih tiskovin.
S pravočasnim načrtovanjem posamezne tiskovine povežemo v usklajeno celoto, ki podpira predstavitev podjetja pred dogodkom, na prizorišču in po njem.
