Pri prvem naročilu tiskovin je treba uskladiti vrsto podrobnosti. Poleg formata, količine in roka tiskarna potrebuje tudi razumevanje namena izdelka: kdo ga bo uporabljal, katere informacije mora posredovati in kakšna pričakovanja ima naročnik. Pri nadaljnjem sodelovanju se tem podatkom pridružijo izkušnje prejšnjih izvedb.
Pri dolgoročnem sodelovanju s tiskarno izkušnje preteklih naročil pomagajo pri pripravi novih projektov. Poznavanje naročnikovih zahtev olajša pogovor o rešitvah, povratne informacije pa pokažejo, kaj se je obneslo v praksi. Vsako naslednje naročilo tako dobi konkretno izhodišče za pripravo in izvedbo.
Logotip, barve in tipografija opredeljujejo vizualno podobo, ne povedo pa vsega o uporabi tiskovine. Prodajna ekipa katalog uporablja drugače kot obiskovalec sejma, ki ga prelista in odnese s seboj. Poslovna mapa mora ustrezati dokumentom, ki jih podjetje dejansko izroča strankam, pisalni blok pa načinu zapisovanja pri vsakodnevnem delu.
Za ustrezno zasnovo zato potrebujemo tudi informacije o delovnih navadah, prejemnikih in okoliščinah uporabe. Pri ponavljajočem se sodelovanju te podrobnosti postajajo jasnejše skozi pogovor in odzive naročnika.
Ob novem naročilu je primerjava s prejšnjim izdelkom pogosto natančnejša od splošnega opisa. Naročnik na obstoječi tiskovini pokaže, kaj želi ohraniti in kje potrebuje spremembo. Pogovor se tako opre na izdelek, ki ga obe strani poznata.
Pri poslovni mapi se na primer izkaže, da mora sprejeti več dokumentov. Pri publikaciji se poveča obseg, zato je treba ponovno presoditi izvedbo. Pri obrazcu zaposleni opozorijo, da za določen podatek potrebujejo več prostora.
Takšne ugotovitve pomagajo jasneje opredeliti novo naročilo. Namesto ponovnega razlaganja celotne zasnove se pozornost usmeri v razlike, ki vplivajo na uporabnost in izdelavo.
Ob prevzemu naročila preverimo videz in izdelavo, nekatere lastnosti pa se pokažejo šele med uporabo. Zaposleni opazijo, ali je zapisovanje v blok priročno, ali se gradiva ustrezno prilegajo mapi in ali prejemniki v katalogu hitro najdejo iskane podatke.
Te izkušnje je smiselno posredovati tiskarni čim bolj konkretno. Izjava, da mapa »ni najbolj praktična«, pove manj kot podatek, da se pri običajni količini dokumentov težko zapira. Podobno pripomba o nepreglednem katalogu potrebuje pojasnilo: težavo povzroča razporeditev izdelkov, premajhno besedilo ali pomanjkanje jasnih oznak?
Natančen opis omogoči razmislek o ustreznem popravku. Sodelovanje s tiskarno tako vključuje tudi učenje iz uporabe izdelkov, ki so že pri naročniku.
Poznavanje naročnika olajša sporazumevanje, vendar pri novem naročilu še vedno potrebujemo jasne zahteve. Navodilo »enako kot zadnjič« ne pojasni, ali ostajajo nespremenjeni tudi vsebina, količina in način uporabe.
Koristno je izrecno določiti, kaj se ponavlja in kaj se spreminja. Če naročnik želi enako izvedbo vizitk za novega sodelavca, je treba potrditi njegove podatke. Če naroča novo izdajo kataloga, morajo biti razvidne vsebinske in druge spremembe.
Tudi utečeno sodelovanje potrebuje potrjevanje dogovorjene rešitve. Tako obe strani preverita, ali enako razumeta naročilo. Zaupanje se pri tem izraža v odprti komunikaciji, pravočasnih pojasnilih in odgovornem odločanju.
Podjetje sčasoma razširi ponudbo, vstopi na nov trg ali spremeni način predstavitve izdelkov. S tem se spreminja tudi vloga njegovih tiskovin. Gradivo, ki je ustrezalo prodaji na osebnih sestankih, morda potrebuje drugačno zasnovo za razdeljevanje na dogodkih.
Tiskarna, ki pozna dosedanje izdelke in razloge za njihove izvedbe, ima uporabno osnovo za pogovor o novih potrebah. Skupaj z naročnikom presodi, katere rešitve ostajajo smiselne in katere zahtevajo prilagoditev.
Poznavanje naročnikovih želja pomaga pri izbiri, strokovno svetovanje pa mora pojasniti tudi omejitve predlagane rešitve. Sprememba formata, obsega ali konstrukcije namreč vpliva na izvedbo izdelka.
Če bo naročnik po tiskovini tudi pisal, je treba preveriti primernost površine za zapisovanje. Pri gradivu, namenjenem pošiljanju, pa upoštevamo tudi mere in težo končnega izdelka. Prejšnja izvedba je uporabno izhodišče, vendar mora ustrezati novim pogojem uporabe.
Pred naslednjim projektom je smiselno izpostaviti tri stvari: kaj je pri dosedanji tiskovini dobro delovalo, kaj je oteževalo uporabo in katere potrebe so se medtem spremenile. To so informacije, ki tiskarni pomagajo razumeti novo nalogo.
Poznavanje naročnika nam daje jasnejšo usmeritev. Dolgoročno sodelovanje se zato razvija skozi konkretne odločitve: ohraniti preverjeno rešitev, pravočasno prepoznati novo zahtevo in naslednji izdelek prilagoditi dejanski uporabi.
