Vsi smo se kdaj že znašli pred tisto neprijetno situacijo, ko smo že nekaj obljubili, potem pa smo na obljubo pozabili, spregledali dve istočasni aktivnosti na različnih mestih hkrati, ali pa se enostavno znašli v poplavi nalog, sestankov in obveznosti, ki so bile v enem trenutku z vidika obvladovanja časa na enkrat neobvladljive.
Vsem tem potencialnim stresnim situacijam se lahko enostavno rešimo z boljšo organizacijo našega časa. Da pa ne odkrivamo tople vode, pa lahko uporabimo zelo enostavno in izjemno učinkovito rešitev – koledar. Le-ta velja za nepogrešljiv osebni pripomoček tako v poslovnem kot osebnem življenju.
Z njim si lahko zelo enostavno organiziramo čas, se lažje uskladimo in prilagajamo z drugimi, bolj pregledno sledimo ciljem in napredku ter si z njim nenazadnje povečujemo našo produktivnost.
Zaradi svoje učinkovitosti je koledar hitro postal nepogrešljiv pripomoček, ki ga najdemo v vsakem kotičku našega življenja. Še posebej nepogrešljiv pa je koledar v poslovnem svetu, kjer so obveznosti veliko bolj dinamične in raznolike, učinki dobre organiziranosti in uporabe koledarjev pa so bolj vidne in merljive.
Zato je uporaba koledarjev na delovnem mestu zelo priporočljiva, ne glede na to, ali gre za stensko, namizno ali digitalno obliko. Vsak format ima svoje prednosti, pri čemer je največja prednost fizičnih oblik zagotovo še vedno njihova praktičnost in vizualna popestritev prostora.
Koledarji so zaradi tega vedno odlično, izjemno praktično in zelo zaželeno poslovno darilo, ki pomaga pri ohranjanju organizacije in sledenju pomembnim datumom.
Vendar pa obstajajo različne vrste in načini uporabe koledarjev. Vsak izmed njih ima svojo namembnost, vsak način uporabe pa ima svojo prednost pri organizaciji. Zato so naši strokovnjaki v Birografiki BORI pregledali dobre prakse in za vas ustvarili 9 načinov uporabe koledarjev, ki vam bodo pomagali do boljše organizacije in obvladovanja časa.
Osebni tedenski koledar vam omogoča, da pregledno organizirate svoje obveznosti. Vanj lahko vnesete vse svoje naloge, sestanke in aktivnosti, ki so specifične za vaše osebno in profesionalno življenje, ter vam pomagajo ohranjati ravnovesje med delom in zasebnim življenjem.
Kolektivni koledar in letni planer veljata za odlično rešitev za usklajevanje ekipnih aktivnosti. Z njima bodo vsi člani ekipe vedno vedeli, kdaj so pomembni dogodki, kot so na primer skupni sestanki, projekti ali druge obveznosti, ki so za njih in ekipo pomembni. Hkrati pa boste z uporabo kolektivnega koledarja ali letnega planerja pripomogli tudi k boljši povezanosti in učinkovitemu sodelovanju v kolektivu.
Spreminjanje prioritet, dodajanje in prilagajanje nalog je povsem normalen del vsakdanjega življenja. Vendar pa je pri vseh spremembah najbolj važno to, da s svojimi sodelavci, prijatelji ali družino vedno razpolagate z najnovejšimi informacijami o svojih obveznostih. Zato redno posodabljajte svoj kolendar in obveznosti takoj (vsaj pravočasno) uskladite tudi z drugimi, ter se tako izognite kasnejšim nesporazumom ter stresnim situacijam.
Izvedba obveznosti je bolj enostavna takrat, v kolikor vedno vemo, kaj imamo v svojemu urniku na določen dan. Zato priporočamo, da si na delovnem mestu vedno pregledate svoje obveznosti na začetku delovnika, se nanje ustrezno pripravite, ter jih izvedete, nato pa ob koncu dneva pregledate vse svoje obveznosti ter jih po potrebi uskladite z ostalimi obveznostmi naslednji dan. Na takšen način boste vedno produktivni in učinkoviti.
NOVO: Razvili smo koledar s pomočjo umetne inteligence
Z razvojem in uporabo umetne inteligence se bosta organizacija in obvladovanje časa spreminjala. Vendar pa nobena nova rešitev po vsej verjetnosti ne bo vplivala na dejanja in aktivnosti vsakega posameznika. To dejstvo smo še posebej potrdili z razvojem našega novega koledarja, ki smo ga ustvarili s pomočjo umetne inteligence. Rezultat je inovativna rešitev z zanimivim slikovnim materialom za koledarski program v tehniki akvarela, ki v barvnih odtenkih izkazuje okoljsko in trajnostno ozaveščenost podjetja ter napoveduje navdušujoče, skrivnostno in pravljično leto 2024.
Priprava na obveznosti je prav tako pomembna kot njihova izvedba. Pri dobri organizaciji je ključno, da vedno veste, kaj so vaše naslednje obveznosti, kako se sledijo, ter kaj te obveznosti zahtevajo od vas. Zato si pri izvedbi svojih obveznosti v časovni okvir vedno vštejte tudi čas, ki ga potrebujete za pripravo na sestanek, vožnjo, prometni zamašek ali kakršnekoli druge okoliščine, ki lahko vplivajo na vašo učinkovitost in produktivnost.
Projektno vodenje je učinkovit način za izvajanje projektov, še posebej v kolikor so ti zapleteni, dolgotrajni in razdeljeni na več različnih faz planiranja ali realizacije. Zato je ključno uporabljati učinkovit sistem za pregled obveznosti vsakega projekta in njegovega časovnega okvirja. Poleg tega pa je ključnega pomena tudi to, da mora vsak sistem za projektno vodenje biti na razpolago vsem, ter da vsem vpletenim, vključno z vodjo projekta, vedno daje vpogled v trenutno stanje projekta.
Za uporabo projektnega vodenja priporočamo naš (stenski) letni planer v več dimenzijah, katerega si lahko prilagodite tudi po svojih željah, potrebah in zahtevah.
V kolikor uporabljate različne koledarje na različnih mestih, pazite, da so vsi vaši koledarji vedno usklajeni in ažurni. Le tako boste lahko ohranjali celovit pregled nad svojimi obveznostmi in preprečili morebitne konflikte v urniku, ne glede na to, ali gre za stenski, namizni koledar ali letni planer.
Barve izboljšujejo preglednost in organiziranost, zato je uporaba različnih kategorij, ki jih označujemo z različnimi barvami v koledarju, izredno zaželena in priporočljiva. Vsaki kategoriji nalog ali dejavnosti lahko dodelite svojo barvo, ter ob pregledu koledarja takoj ugotovite, kdaj imate katero obveznost. Za sestanke uporabljajte npr. rdečo barvo, modro za naloge, ter zeleno pri osebnih obveznostih. Sistem barvanja pa je še bolj učinkovit takrat, če je sistem barvanja enak v celotnem kolektivu ali ekipi.
Poznamo različne vrste koledarjev, vsi pa se med seboj razlikujejo po namembnosti, funkcionalnosti in obliki. Stenski koledar je zato primeren za preglednost in skupno rabo informacij v večjih prostorih, kot je pisarna ali skupni prostor. Osebni koledar je prilagojen posamezniku za osebno uporabo in shranjevanje individualnih obveznosti, namizni koledar je kompakten in primeren za uporabo za splošne aktivnosti, ki so usklajene z kolektivnim koledarjem.
Koledarji so bili in bodo vedno nepogrešljiv pripomoček tako v zasebnem kot poslovnem življenju. Ne glede na različne oblike, velikosti in formate je ključna optimizacija vašega urnika in boljša organizacija. Zato strokovnjaki v Birografiki BORI izredno priporočamo uporabo koledarjev s katerimi boste lažje usklajevali vaše obveznosti in prosti čas.
